Huishoudelijk Reglement Stichting Achtzaam

Download hier als PDF

Begripsbepaling

In dit reglement wordt verstaan onder:

  • de stichting: de Stichting Achtzaam, gevestigd te Katwijk ingeschreven bij de Kamer van Koophandel te Utrecht onder nummer 63715945 ;
  • de statuten: de statuten van de stichting, zoals vastgelegd in een akte gepasseerd op 2 juli 2015 bij notaris mr. Willem van den Eijkel te Katwijk;
  • het bestuur: het bestuur van de stichting als bedoeld in slotverklaring van de Statuten;
  • projecten: activiteiten in het kader van het realiseren van de doelstellingen van de stichting.
  • inzamelingsacties: activiteiten en projecten met als doel het verzamelen van gelden en/of diensten en/of materiële zaken waarmee de doelstellingen van de stichting kunnen worden verwezenlijkt, zo ook giften, donaties en sponsorgelden, ook wel ‘inkomsten’ genoemd;

Artikel 1 Beleid

Het beleid is vastgelegd in een beleidsplan:

  1. Dit beleidsplan wordt jaarlijks geactualiseerd en herzien.
  2. Elke nieuwe versie van een beleidsplan is van kracht op het moment dat deze in de jaarvergadering is goedgekeurd.
  3. Het beleidsplan bevat (dan wel: wordt aangevuld met) een jaarplan en een jaarbegroting.
  4. Het beleid ten aanzien van de voor de stichting werkzame vrijwilligers is separaat vastgelegd in het document “vrijwilligersbeleid”.

Artikel 2 Taken en bevoegdheden van bestuur en bestuursleden

Het bestuur:

  1. Bestuurt en vertegenwoordigt de stichting;
  2. Neemt bestuursbesluiten;
  3. Kan voor bepaalde tijd werkgroepen/projectgroepen in het leven roepen. Deze groepen worden ontbonden na financiële afrekening met de penningmeester en na decharge verlening van het bestuur;
  4. Is niet bevoegd tot het aangaan van leningen;
  5. Het bestuur is bevoegd tot het accepteren van voorschotten op een meerjarendonatie;
  6. Handelt binnen de gestelde kaders vastgelegd in onder andere het beleidsplan, de jaarbegroting en de projectbudgetten.
  7. Alle bestuursleden spannen zich als geheel en als individu maximaal in om de status als ABNI (Algemeen Nut Beogende Instelling) te behouden en verklaren zich bereid af te treden indien hun aanwezigheid in het bestuur de ANBI-status in gevaar brengt of zou kunnen brengen

De voorzitter:

  1. Heeft algemene leiding van de stichting;
  2. Vertegenwoordigt de stichting naar buiten toe;
  3. Overlegt met officiële instanties;
  4. Geeft leiding aan het bestuur;
  5. Is het eerste aanspreekpunt voor bestuursleden;
  6. Stelt in overleg met de secretaris de agenda voor elke vergadering op;
  7. Leidt de bestuursvergaderingen en de jaarvergadering;
  8. Ziet er op toe dat beslissingen worden genomen in overeenstemming met de wet, de statuten en dit huishoudelijk reglement;
  9. Stelt samen met de secretaris en de penningmeester, het beleidsplan op en herziet dit jaarlijks, voorafgaand aan de jaarvergadering;
  10. Coördineert en stuurt activiteiten;
  11. Ziet er op toe dat bestuursleden hun taken naar behoren vervullen en spreekt hen hierop aan indien dit niet het geval lijkt.

De penningmeester:

  1. Voert de financiële administratie;
  2. Waarborgt de continuïteit van de financiële administratie, met name in geval van opvolging;
  3. Stelt financiële overzichten op;
  4. Maakt het financiële gedeelte van het jaarverslag;
  5. Beheert de kas, de bankrekeningen en de eventuele spaarrekeningen, beleggingen en investeringen;
  6. Begroot inkomsten en uitgaven en voert op deze activiteiten tussentijds en na afronding financiële controle uit;;
  7. Beoordeelt of gedane uitgaven en declaraties vallen binnen de jaarbegroting en/of de in bestuursvergaderingen gemaakte afspraken;

De secretaris:

  1. Maakt van elke vergadering een verslag waarin minimaal vermeld:
    • De datum en plaats van de vergadering;
    • De aanwezige en afwezige bestuursleden;
    • De verleende volmachten;
    • De genomen besluiten.
  2. Maakt een samenvatting van de vergaderverslagen voor de externe communicatie (pers, website e.d.);
  3. Stelt het niet-financiële gedeelte van het jaarverslag op;
  4. Neemt kennis van en behandelt de post, schakelt waar nodig andere bestuursleden in om de post te behandelen en verzorgt de daaruit voortvloeiende correspondentie;
  5. Archiveert alle relevante documenten en zorgt ervoor dat de informatie voor het bestuur beschikbaar is.

Artikel 3 Procedure benoeming bestuur

  1. Ontstaat een vacature dan kunnen nieuwe kandidaten uitsluitend op voordracht door één of meerdere zittende bestuursleden worden voorgedragen.
  2. Uitsluitend natuurlijke personen kunnen zitting nemen in het bestuur.
  3. Nieuwe bestuursleden worden benoemd door het bestuur; bij acclamatie door de voorzitter of na schriftelijke verkiezing; op een reguliere bestuursvergadering maar bij voorkeur tijdens de jaarvergadering. Kandidaat bestuursleden moeten in persoon ter vergadering aanwezig zijn, dan wel een schriftelijke bereidverklaring aan de voorzitter hebben gestuurd.

Artikel 4 Besluiten van het bestuur

Het bestuur:

  1. Neemt met minimaal twee bestuursleden besluiten die geen uitstel kunnen velen, en stellen de overige bestuursleden bij eerste gelegenheid op de hoogte van dergelijke besluiten, bestuursleden zijn hoofdelijk aansprakelijk tot het moment dat deze ad hoc besluiten op een bestuursvergadering bekrachtigd zijn;
  2. Neemt alle overige besluiten na agendering tijdens een bestuursvergadering of jaarvergadering;
  3. Neemt besluiten over geagendeerde voorstellen met enkelvoudige meerderheid van stemmen, behoudens in de statuten en dit huishoudelijk reglement beschreven uitzonderingssituaties. Is een voorstel geagendeerd en verzoekt geen der aanwezige bestuursleden tot stemming, dan wordt gerekend dat het voorstel is aangenomen;
  4. Neemt besluiten met enkelvoudige meerderheid van stemmen over niet-geagendeerde voorstellen indien alle bestuursleden aanwezig zijn dan wel een volmacht hebben verstrekt;
  5. Staken de stemmen dan is het voorstel verworpen. Staken de stemmen bij verkiezing van personen dan beslist het lot.

Artikel 5 Vergaderingen van het bestuur

  1. Het bestuur kan slechts geldige besluiten nemen, indien tenminste twee/derde van het aantal zittende leden aanwezig is dan wel zich heeft laten vertegenwoordigen bij volmacht.
  2. Het bestuur vergadert ten minste 4 maal per jaar, en houdt één maal per jaar een jaarvergadering. Verder vergadert het bestuur indien de voorzitter hiertoe het initiatief neemt, of indien twee of meer bestuursleden hierom verzoeken.
  3. Vergaderingen worden gehouden op het moment waarop deze zijn gepland, of, indien de situatie dat verhindert, binnen 4 weken daarna. Vergaderingen waartoe een verzoek is ingediend, worden binnen vier weken na het indienen van het verzoek gehouden.
  4. Indien een vergadering niet conform bovenvermelde eisen bijeen wordt geroepen, is ieder bestuurslid gerechtigd met in achtneming van het in dit reglement gestelde, een vergadering bijeen te roepen. Een vergadering als in de vorige zin bedoeld voorziet zelf in haar leiding en wijst zelf een persoon aan die belast is met het houden van de notulen.
  5. Een bestuursvergadering duurt maximaal 2 uur, een jaarvergadering niet meer dan 3 uur.
  6. Aan het einde van elke bestuursvergadering wordt de datum van de volgende reguliere vergadering vastgesteld.

Artikel 6 De agenda en notulen

  1. Bestuursleden kunnen voor de vergadering agendapunten bij de voorzitter en/of secretaris inbrengen; zij stellen in goed overleg de conceptagenda op. Urgente punten (zoals decharge van de penningmeester en het vaststellen van het jaarverslag) worden hoger op de conceptagenda gezet dan punten die uitstel kunnen velen;
  2. De secretaris mailt de conceptagenda uiterlijk 2 dagen voor aanvang van de vergadering door.
  3. Aan het begin van elke vergadering wordt de agenda definitief vastgesteld. Bestuursleden hebben hierbij de mogelijkheid punten aan de agenda toe te voegen, kunnen voorstellen punten te schrappen of door te schuiven naar een volgende vergadering en kunnen voorstellen de volgorde van agendapunten te wijzigen.
  4. Van elke vergadering wordt een verslag (met activiteiten overzicht) gemaakt, dat zo snel mogelijk na de vergadering wordt verspreid onder de bestuursleden.
  5. Opgestelde conceptnotulen worden op de eerstvolgende vergadering besproken en vastgesteld.
  6. Vastgestelde notulen worden (al dan niet samengevat) op de website gepubliceerd.

Artikel 7 Inbreng tijdens de vergadering

  1. Van bestuursleden wordt een actieve inbreng verwacht.
  2. Ideeën van bestuursleden zijn welkom en worden besproken tijdens de vergadering of doorgeschoven naar een volgende vergadering.
  3. Het bestuur kan de voorzitter vragen andere personen dan bestuursleden toe te laten tot de vergadering. Deze personen hebben geen stemrecht. De voorzitter neemt een beslissing over de toelating.

Artikel 8 Communicatie

Het bestuur onderkent het belang van goede onderlinge communicatie binnen de organisatie en met:

  • Cliënten;
  • Vrijwilligers;
  • Ambassadeurs;
  • Donateurs;
  • Business – en affiliate partners;
  • De media.

Artikel 9 Donaties, subsidies en declaraties

  1. Grote en/of meerjarige donaties worden, alsmede kleine, eenmalige of periodieke donaties worden standaard gestort op de bankrekening van stichting Achtzaam Geeft en dragen bij dat de dienstverlening van de stichting gratis kan worden verstrekt aan de cliënten;
  2. Ontvangen donaties, schenkingen en subsidies kunnen worden gereserveerd en zodoende naar een volgend kalenderjaar worden doorgeschoven. Het beleidsplan bepaalt hiervoor de kaders;
  3. In gevallen waarin de stichting moet tekenen voor ontvangst van goederen en/of voor het goed gebruik en/of goede verwijdering ervan (dan wel enig andere voorwaarde schriftelijk moet accepteren), sluit de stichting een gelijkluidende overeenkomst met het goede doel dat de goederen ontvangt. In gevallen waarin de stichting niet hoeft te tekenen, verdient het de voorkeur toch een contract met de ontvangende partij te tekenen;
  4. Bestuursleden zijn wel gerechtigd privé gedane of voorgeschoten uitgaven en gereden kilometers te declareren. Voor declaraties wordt het standaardformulier “declaratie” gehanteerd, zoals opgesteld door de penningmeester;
  5. Bestuursleden zijn niet gerechtigd vacatiegeld te declareren en ontvangen geen bezoldiging.

Artikel 10 Royement

Een bestuurslid kan geroyeerd worden, als hij/zij door onbehoorlijk bestuur schade voor de stichting heeft veroorzaakt dan wel zou hebben veroorzaakt en de bestuurder daarover een ernstig verwijt kan worden gemaakt.

Sociaal maatschappelijke verantwoordelijkheid

De stichting streeft niet alleen algemeen nut beogende doelen na, maar spant zich ook in om de maatschappelijke voetafdruk tot het minimum te beperken en als social enterprise de sociale impact zo groot mogelijk te maken.

Artikel 11 Slotbepaling

In gevallen waarin de wet, de statuten en dit huishoudelijk reglement niet voorziet, beslist de voorzitter.

Aldus vastgesteld in de bestuursvergadering d.d. 19 december 2015

 

Mirjam Paap

Mirjam Paap is binnen Achtzaam o.a. verantwoordelijk voor woordvoering, HR, fondsenwerving & subsidies en fiscale & juridische aspecten. E: mirjam@achtzaam.nl T: 06-51041009

“Door slimme verbanden te leggen, ontstaat er een beweging die bewust wordt van hoe we gezamenlijk kunnen bouwen aan een achtzame samenleving. Wij gooien de steen in de vijver en zetten daarmee  anderen aan om met ons de eenzaamheid aan te pakken.”

Fleur van den Horn

Logo Slider

+100%-